Cara Mengelola Data Karyawan

Menu Employee dapat digunakan untuk membuat data karyawan terbaru, mengubah data karyawan jika terdapat perubahan, admin juga dapat menarik seluruh data karyawan yang telah direkam oleh aplikasi.

Pada bagian ini, Anda dapat mempelajari:

1. Cara membuat data karyawan baru.

2. Cara melakukan perubahan data karyawan.

---

1. Cara Mengelola Data Karyawan Baru

Langkah-langkah:

1. Masuk menu Employee, kemudian klik tombol Create.
2. Ubah Effective Date sesuai dengan tanggal mulai berlakunya karyawan tersebut di-hire.

3. Isi bagian Biodata dengan detail biodata karyawan.

No	Fitur	Keterangan
1	Effective Date	Otomatis akan terisi setelah input As of Date sebelumnya sesuai tanggal masuk karyawan.
2	First Name	Masukkan nama depan karyawan.
3	Middle Name	Masukkan nama tengah karyawan, bila diperlukan.
4	Last Name	Masukkan nama akhir karyawan, bila diperlukan.
5	Nickname	Masukkan nama panggilan karyawan, bila diperlukan.
6	Birth Place	Masukkan tempat lahir karyawan.
7	Birth Date	Masukkan tanggal lahir karyawan.
8	Age	Otomatis akan terisi setelah input Birth Date.
9	Active	• Klik Yes jika karyawan masih aktif. • Klik No jika sudah tidak aktif.
10	Gender	Masukkan jenis kelamin karyawan, berupa LOV.
11	Marital Status	Masukkan status pernikahan karyawan, berupa LOV.
12	Marital Date	Masukkan tanggal status pernikahan jika telah menikah.
13	Religion	Masukkan agama karyawan, berupa LOV.
14	Blood Type	Masukkan golongan darah karyawan, berupa LOV.

4. Isi bagian Contract Information dengan detail informasi kontak karyawan.

No	Fitur	Keterangan
1	Main phone	Masukkan nomor telepon genggam karyawan.
2	Office mail	Masukkan email kantor karyawan.
3	Other phone	Masukkan nomor telepon rumah atau telepon genggam karyawan lainnya, jika ada.
4	Personal mail	Masukkan email pribadi karyawan.

5. Isi bagian Identification Information dengan detail informasi identifikasi karyawan.

No	Fitur	Keterangan
1	National ID	Masukkan nomor identitas karyawan.
2	Family card number	Masukkan nomor kartu keluarga karyawan.
3	Employee tax number	Masukkan nomor NPWP pribadi karyawan.
4	BPJS TK number	Masukkan nomor BPJS Ketenagakerjaan karyawan.
5	BPJS Kesehatan Number	Masukkan nomor BPJS Kesehatan karyawan.
6	Insurance Number	Masukkan nomor Asuransi karyawan.

6. Isi bagian Tax Information dengan detail informasi pajak karyawan.

No	Fitur	Keterangan
1	Tax type	Masukkan tipe pajak pegawai (Local, Expatriate, Honorarium, Consultant, Pensioner, dll), berupa LOV.
2	Tax marital status	Masukkan marital status pegawai (S0, S1, S2, S3, M0, M1, M2, M3) sebagai dasar perhitungan PTKP, berupa LOV.

7. Isi bagian Bank Information dengan detail informasi bank karyawan.

No	Fitur	Keterangan
1	Bank	Masukkan nama bank yang akan digunakan untuk karyawan, berupa LOV.
2	Account number	Masukkan nomor rekening pribadi karyawan.
3	Branch name	Masukkan nama kota cabang bank yang digunakan karyawan.
4	Account name	Masukkan nama pemilik rekening tersebut.

8. Isi bagian Employment dengan detail informasi karyawan.

No	Fitur	Keterangan
1	Effective date	Otomatis akan terisi setelah input Effective Date sebelumnya sesuai tanggal masuk karyawan.
2	Company	Masukan nama perusahaan tempat karyawan bekerja.
3	Employee number	Otomatis akan terisi NIK karyawan.
4	Active	• Klik Yes, jika data employment karyawan tersebut masih aktif dan diproses di sistem. • Klik No, jika data employment karyawan tersebut sudah tidak aktif, maka nama karyawan akan otomatis hilang di menu lainnya.
5	Enterprise hire date	Berisi tanggal masuk karyawan pertama kali di grup perusahaan tersebut.
6	Company hire date	Otomatis akan terisi setelah input As of Date atau tanggal masuk karyawan ke perusahaan tempat dia bekerja saat ini.

9. Isi bagian Contract Information.

No	Fitur	Keterangan
1	Type	Masukkan status karyawan, contoh: Contract, Internship, Permanent, Probation, dan lainnya, berupa LOV.
2	Period start	Masukkan tanggal awal berlakunya status karyawan.
3	Period end	Masukkan tanggal akhir berlakunya status karyawan.

10. Isi bagian Assignment:

No	Fitur	Keterangan
1	Effective Date	Otomatis akan terisi setelah input As of Date sebelumnya sesuai tanggal masuk karyawan.
2	Action	Otomatis akan terisi "new hire".
3	Position	Masukkan Posisi karyawan, berupa LOV.
4	Job	Masukkan Pekerjaan karyawan, berupa LOV.
5	Location	Masukkan Lokasi Kerja karyawan, berupa LOV.
6	Organization	Masukkan Organization di mana karyawan ditempatkan, berupa LOV.
7	Assignment Group	Masukkan payroll group karyawan, berupa LOV.
8	Active	• Klik Yes jika data assignment karyawan masih aktif dan diproses di sistem. • Klik No jika data assignment karyawan sudah tidak aktif, maka nama karyawan akan otomatis hilang di menu lain.
9	Action Reason	Masukkan alasan jika data assignment karyawan masih aktif/tidak aktif, jika ada.
10	Grade	Masukkan Grade karyawan, berupa LOV.
11	Payroll Group	Masukkan Payroll Group karyawan, berupa LOV.
12	Attendance Group	Masukkan jadwal masuk karyawan sesuai Attendance Group yang telah dibuat, berupa LOV.
13	Line Manager	Masukkan Manager yang akan membawahi karyawan tersebut.
14	Assignment Classification	Input jenis klasifikasi pekerjaan karyawan, contoh: Back Office, Front Office, Middle Office, berupa LOV.

11. Lakukan save dengan klik button Submit di akhir halaman Employee.

---

2. Cara Melakukan Perubahan Data Karyawan

Langkah-langkah:

1. Masuk menu Employee, kemudian klik As of Date untuk mengubah sesuai tanggal mulai berlakunya perubahan pada data karyawan.
2. Pilih salah satu untuk search data karyawan yang dirubah.

3. Masukkan perubahan data karyawan sesuai dengan data yang benar.

4. Lakukan save dengan klik button Submit pada halaman yang telah dilakukan perubahan, kemudian pada saat Submit data akan ada pop up yang berisikan "Correction & Update".
   • Dilakukan Correction bila ingin mengoreksi kesalahan penginputan pada data karyawan.
   • Dilakukan Update bila ingin memperbarui data karyawan.

5. Jika ingin melihat hasil perubahan data pada karyawan yang Anda input, Anda dapat mengklik tombol History yang dapat digunakan untuk melihat data tertentu.